初心者が少しでもプレゼンを上手く見せる方法

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プレゼンやスライド作りは簡単なものではなく、多くの人が苦手にしていると思います。
僕もその1人です。

幸いにも僕の周りにはプレゼンが上手い人が多く、上手い人のプレゼンを真似たり、発表練習で指摘されたことを実践してみたりすることで、多少はプレゼンを上手く見せることができるようになってきた気がします。

この記事では僕自身がこれまで指摘されたことや上手い人のプレゼンを見て学んだこと、本から得た知識をメモしておこうと思います。

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プレゼンの重要性を理解する

僕がプレゼン初心者であったときは、そもそもプレゼンの重要性を理解していませんでした。
「ただ緊張しながら人前で話して終わるもの」だったからです。
僕自身が聞き手の場合も「ふーん」で終わるものが多かったからかもしれないです。

しかし、感銘を与えるプレゼンが存在するのも確かです。
プレゼンというとスティーブジョブスが有名です。
彼のプレゼン能力は決して天性のものではなく、膨大な時間をかけて事前練習をするらしいです。
改めてそのプレゼンを見て、その間合いまで計算されていると思うと鳥肌が立ちます。

Steve Jobs introduces iPhone in 2007

色々なプレゼンを見てきて、「ふーん」で終わってしまうプレゼンはもったいないものなんだと認識するようになりました。
なぜなら、プレゼンによって自分の成果をより大きく見せることができるし、人望にも影響を与えると知ったからです。
下手なプレゼンをして折角の成果が伝わらなければ損をすることになります。

大学の講義で様々なプレゼンを見ていると、やはり成功している起業家や有名人はプレゼンが圧倒的に上手いように思います。

大学生だと「評価」は単なる成績で、昇給や昇進などインセンティブがないのでモチベーションを上げづらいと思いますが、上手いプレゼンをするには相応の時間がかかるので社会に出る前の練習だと思うのが良いかもしれません。

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スライド作成の準備をする

かけるべき時間

どのくらいスライド作成や発表練習などの準備に時間をかけるべきでしょうか?
人それぞれですが、僕が目安としている時間は、発表時間の50倍の時間です。
幅は30倍から100倍くらいで、過去のスライドを使い回せる時やプレゼンの重要度などで変化します。

例えば、20分の発表時間で準備時間を16時間だとすると、

  • 0.5時間
    • 計画を立てる
    • 準備に何時間かけるのか決める
  • 2時間
    • 聴衆をプロファイルする
    • ストーリーを考える
  • 3時間
    • スライドアイデアをまとめる
    • ストーリーをもとにラフなスライドを作成
  • 8時間
    • ひたすらスライドを作成
  • 2.5時間
    • 発表練習
    • 細かい修正

こんな感じになります。
この準備時間は予め計画を立ててだらだら時間をかけて作らないようにします。

そもそもプレゼンは完成がないものの1つで、膨大な時間をかけて作っても1年後に見直すと修正したいところがいくらでも出てきます
ですので、予め時間を決めてその時間内で終わらせることはタスク管理の上で非常に重要です。

聴衆をプロファイルする

「誰に」プレゼンするかは非常に重要な要素になってきます。
聴衆がどんな人なのかによって作るスライドの内容も変わってきます。

例えば、専門家の集まる場で発表するのであれば、専門用語をたくさん用いて専門的な内容の説明に重点を置いた方が喜ばれます。

一方で、そうではない場合は専門用語を多用しても聴衆を置いてけぼりにするだけです。
よく「小学生でも分かるプレゼンをしろ」と言っているのを聞きます。
小学生というのは言い過ぎかもしれませんが、色々なバックグラウンドの方が集まるような場であれば高校生くらいが理解できるような簡易な語彙を使ったプレゼンを心掛けるべきです。

聴衆をプロファイルするときに、同時に発表会場についても考えておくと良いかもしれません。
例えば、非常に大きい会場では、聴衆に文字を読ませることが難しくなるため、自身の発する言葉や雰囲気というものが重要になると思います。
また、オンライン発表では画面と聴衆の目が近く自分自身はほとんど見られないため、逆にスライドの視覚的な情報量を増やしたほうが良いかもしれません。
このように、非常に大きな会場か教室くらいの会場か、それともオンラインで画面越しなのかでスライドデザインも変わってくるはずです。

ストーリーを考える

僕自身がよく耳にする言葉ですが、「ストーリーは超重要」です。

どんなにスライドデザインがよくても話がぶれぶれであちこちに逸れるようなプレゼンをすると理解に苦しみます。

僕の研究発表では、次のような構成でストーリーを作ることが多いです。

  • 背景
    • 研究分野の重要性を共有する。
    • 聴衆を引きつけるため時事的な出来事にも触れる。
  • 問題
    • 解きたい問題を明確にする。
  • アプローチ
    • 問題をどうやって解いたのか説明する。
    • 必要であれば既存研究との比較してどう新しいか説明する。
  • 結果
    • 伝えたい結果に絞って端的に伝える。
  • 結論
    • どう貢献したのか簡潔にまとめる。
    • 必要であれば今後どう展開されるかも。

ストーリーはプレゼンの目的やその時の気分によって様々に変化すると思います。
ストーリー作りは難しく奥が深いですが、一貫した内容になるように時間をかけて作ってください。

スライドアイデアをまとめ、ラフを作成する

初心者はスライドアイデア(テンプレート)を0から考えるのは難しいと思います。
僕は今でも他のスライドを模倣することがほとんどです。

上手いとされるスライドを模倣するのが最も手っ取り早いです。
また、ネットにはたくさんのテンプレートが落ちているので、それを使うのもいいと思います。
スライドデザインでTEDやSlideShareを参考にすることもできますが、聴衆と会場の違いがあることを念頭に置くべきです。

使うベースアイデアが決まったら、ラフを作成していきます。
細かいオブジェクトの位置やフォントなどを気にせずとにかく、1通り作成してみて見通せるようにします。

だいたいラフを作ってみると、違和感がしてストーリーを修正したくなることもあります。
そうなった場合はストーリーを更新して、もう一度全体を見て論理展開が変なところがないか確認します。

スライドを作成する

プレゼンの準備の大半がこの部分になります。

上手いとされるプレゼンはデザインにもこだわりがあります。
ただ、スライドのデザインを商売としている会社もあるくらい専門性が高い仕事でもあるので、初心者がそのレベルに達するには膨大な時間がかかります。

ここでは、僕が今まで指摘されたり、本から得た知識の中で簡単にそれっぽくなるデザインを簡単に紹介しておきます。

例があると分かりやすいので、Garr Reynolds氏のTED講演の資料とSample Slidesを置いておきます。
彼のスライド作成に関する著書プレゼンテーションZenは世界的ベストセラーになっています。

とにかくシンプルに

デザインをする前にスライドが文字ぎっしりで詳細を記述するドキュメントではなく、視覚や聴覚を使ったコミュニケーションツールであることを理解すべきです。

この記事の最後で紹介するSlide:ologyという書籍には次のようなことが書かれています。

真のプレゼンテーションは、「話し手」と「伝えたいビジョンやメッセージ」の両方に重点を置きます。スッキリとしたスライドはコンテンツを視覚的にアピールし、そのおかげで聴衆は「話し手」と「メッセージ」のどちらにも意識を向けられます。

slide:ology p.27

例で挙げたスライドも、文字や図を煩雑に並べたようなスライドはなく、写真や図のような視覚的な要素をシンプルに効果的に用いているのが分かります。

フォント

使うフォントでスライドの印象はかなり変わりますが、正直奥が深すぎて難しいです。
無難なのはゴシック体で、視認性が高いと言われています。
次のフォントがおすすめです。

  • メイリオ
  • 游ゴシック
  • ヒラギノ角ゴシック(Macでは無料で使用可、有料フォント)

ただ、ゴシック体にも読みにくいフォントもあるので注意が必要です。

ちなみに僕は最近「Noto Sans JP」というフォントを使うことが多いです。
リンクのGoogleフォントから無料でダウンロードすることができ、このブログでも採用しています。

Garr氏のスライドの例では日本語のフォントはゴシック体ではなく、太さも変えていますが、高度なデザインである可能性があるのであまり真似しないのがおすすめです。

初心者がフォントを語るには無理があるので、フォントについて書かれている記事を載せておきます。

おすすめフォント
情報の伝わりやすさは「資料の作り方」に大きく左右されます。本ページでは、伝わる資料を作るためのデザインルールやテクニックを紹介します。

フォントサイズはどうしたら良いでしょうか?
会場サイズで変わりますが、僕は50人収容の教室程度の会場であれば14ポイント以上、オンラインであれば10.5ポイント以上にしています。

余白の美

初心者ほど余白は何かしらで埋めたいという気持ちに囚われるような傾向があるような気がしますが、余白もデザインの要素です。

Garr氏のスライドでも多くの余白が残されていることに気付くと思います。
文字は極力減らされ、図と文字の大きさに協調性があります。

図と文字の大きさだけでなく、行間を変えることできれいなスライドを作ることができます。

統一感

スライドデザインに統一感を与えることは視認性の上で重要です。
統一感がないと聴衆にストレスを与えてしまいます。

僕が意識していることは、

  • 文章は中央揃えなのか。左揃えなのか。
  • オブジェクト同士の中央線または、左線は揃っているか。
  • フォントサイズをスライドごとに変更していないか?
  • 1枚のスライド内に複数の図があるとき、幅・高さともに同じ大きさか。
  • 使う色はできるだけ少なく、スライド全体的な色味を統一する。

コントラスト

強調したい部分を大きくしたり、色を変えたりして他の部分とのコントラストをつけると分かりやすいスライドになります。

例えば、例に挙げた2つ目のスライドの13,14ページでは、数字や一部の文字のフォントサイズが大きくなっていることに気付きます。
これ以外でも多用されていることが分かります。

文字以外でも39,49ページでは韓国の色が変わっており、そこに注目すべきことがすぐにわかります。

「色」を使いこなすのも難しい技ですが、濃淡を使えば簡単にコントラストをつけることができます。
例えば文字であれば必ず「黒」で書く必要はないのです。
グレースケールを上手く使って、強調したい部分を濃く、それ以外を薄くするだけで分かりやすいスライドになります。(2つ目のスライドの54ページから58ページが例)

発表練習

スライドが完成したら発表練習します。
練習をしていない人の発表は、噛み噛みで間が悪く、聞き心地が悪いです。
僕自身も昔は上手い人は天性から上手いと思っていましたが、そうではなく練習や経験の賜物であるという認識をすべきです。

20分の発表であれば3回も練習すれば、だいたい話す内容を覚えます。
10回練習すれば細かいところまで全て覚えます。
ジェスチャーや間合いの取り方まで覚えたい場合はもっと練習すべきかもしれません。

聴衆のプロファイルでも述べたように、自分自身の常識が他人の常識ではないことも心配されるので身内に聞いてもらうことも必要かもしれません。

参考本

この手の記事はネット上にいくらでもあるのでいつでも読むことができますが、プロが書いた本を読むこともおすすめします。
圧倒的にスライド作成の意識が変わります。

僕の研究室にあった2冊の本を紹介しておきます。
それぞれ著者は異なりますが、1冊目の方が新しく、2冊目への言及もあるので、とりあえずという方は1冊目をおすすめします。
2冊目も名著なので、2冊目を読んでから1冊目を読むのもおすすめです。

スティーブジョブスがいかに練習をしてプレゼンをしたかについては以下の書籍にかかれています。
読み物として非常に面白いです。

まとめ

初心者が少しでもプレゼンを上手く見せる方法を書いてきました。

僕自身もまだプレゼンは苦手で未だにどうやったら聴衆を魅了できるか試行錯誤しながら作っています。
人生でいつかは感動されるプレゼンをしてみたいですね。

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