タスク管理はTodoistがオススメ

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Evernoteタスク管理
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予定やタスク管理には何を使っていますか?まさか令和の時代に手帳を使っている人はいませんよね(煽)。

僕はEvernote, Asana, Torelloなど色々なタスク管理ツールを使用して最終的に「Todoist」というタスク管理アプリに落ち着いています。
本記事ではタスク管理のためのオススメのアプリ「Todoist」の使い方を紹介します。
また、Googleカレンダーとの連携もとても便利なので、使い方のメモを共有したいと思います。

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Todoistとは

一言でいうと「Todoist」は便利なタスク管理ツールです。

Todoist: ToDoリストで仕事と生活を管理
The Verge 誌が「最高の ToDoリスト」と称賛。2500 万人の仲間入りして、Todoist でタスク管理をシンプルに。


基本無料で広告も付きません。
リマインダーやタスクにコメントを付けるなど、一部のプレミアム機能が有料となります。
しかし、月額338円(ビジネス向けは月額558円、学生・教育機関は70%オフ)とコスパが非常に良いです。

もちろん、日本語にも対応しています。

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何が良いのか?

基本機能や使い方に関してはこの動画を見てもらえれば一目同然です。

Getting started with Todoist

動画で紹介している基本機能を順に上げると、

  • 1クリックでタスク作成できる。
  • 日時も入力によって自動で取得される。(日本語も対応)
    • 「ミーティング 金曜日 15:00」と入力すればOK。
    • カレンダーから手入力でも指定可能。
  • 優先順位をつけることも可能。
  • タスクをプロジェクトごとに分類することもできる。
  • 共有機能もある。
  • 1日もタスク一覧をみることができる。
  • カレンダーのように直近のタスクを俯瞰することもできる。
    • これは2020年6月現在動画の機能からアップデートされている。
  • 検索もできる。

その他の機能として、Webブラウザのプラグインや、メールのアドインも用意され、Android, iPhone, iPad, Mac, Windows, Apple Watch, watch OSなど様々なOSで使うことができます。

動画で紹介されていませんが、

  • プロジェクトの中にセクションを作り、さらに細かく分類することができる。
  • タスクの下にサブタスクを追加し、階層化することができる。
  • キーボードショートカットが多数用意されている。
    • 覚えるとめっちゃ楽。

など、便利な機能がたくさんあります。
とにかくUI/UXが非常に優れ、かなり直観的に操作できるため、全くストレスがありません。

機能のアップデートも盛んで、どんどん便利になっていきます。
また、その度に丁寧にお知らせしてくれます。
使い方がいまいち分からなくても、HELPでとても丁寧に説明してくれるし、基本機能の一部は動画付きの説明があるほど親切なので安心です。
正直ここまでユーザ目線で丁寧に説明してくれるソフトウェアサービスは他にないと思います。

Todoistの良さはずばり、

  • 優れた操作性
  • 懇切丁寧な操作説明
  • アップデートが盛ん

の3つです。他のタスク管理と比べて特にこの3つはすば抜けていると思います。

Google カレンダーとの連携

タスク管理をしていて時々困るのが、「何がタスクで、何が予定?」ということ。
僕は次のように切り分けています。

  • 予定:時刻が明確に決まったもの。自分の意思だけでは変えられないもの。
  • タスク:その予定に対して、自分1人で作業するもの。

簡単に言うと、予定は柔軟に動かせないけど、タスクは自分の計画次第でリスケしやすいものだと思っています。
ということで、予定はGoogleカレンダーで、タスクはTodoistで管理しています。

TodoistはGoogleカレンダーとの連携に対応している他、iCalendarやOutlookなど様々なカレンダーアプリと連携しています。
しかし、わざわざGoogleカレンダーとの連携についての説明ページを用意されています。

Google カレンダーと Todoist を使う
リアルタイム相互同期で Google カレンダーと Todoist を連携しましょう。 連携機能を設定する 右上にある歯車アイコンをクリックします。 設定を選択します。 連携 タブをクリックします。 Google カレンダーの下にあるカレンダーを接続をクリックします。 Google アカウントでログインし...

Googleカレンダーの一番の良さは複数のカレンダーを1つにまとめられて、簡単に表示・非表示を切り替えられることだと思います。
例えば、

  • 仕事
  • プライベート
  • 家族の予定
  • 友人の誕生日
  • 異なるアカウントで記入している予定

など、1つのカレンダーにまとめることができ、見たいカレンダーだけ選択して表示していれば良いです。

以上のように、1つのカレンダーとしてTodoistで作成したタスクをGoogleカレンダーに表示することができます

余談ですが、Googleカレンダーめっちゃ便利ですよね。
上記以外にも、Googleカレンダーを使っている他の人とも予定を共有できることも良いですよね。
ちなみに、Googleカレンダーでもタスク管理の機能がありますが、できることが限られているため使い勝手が良いとは言えません。

プロジェクトごとにGoogleカレンダーと連携できるのですが、連携する上でTodoistとGoogleカレンダーの同期は2方向で用意するのがオススメです。
全てまとめてしまうと表示の切り替えができないため、分かりづらいです。
以下でそのやり方を載せておきます。

Googleカレンダーに書いた予定をTodoist側に表示する

Googleカレンダーの中から連携したいカレンダーを選択し、〇〇syncというプロジェクトを作っておくと良いと思います。
こうするとTodoist側からGoogleカレンダーに記入した予定を見ることができます。

ここで、〇〇syncというプロジェクトは同期専用で、Todoist側からタスクの追加を行わないのがオススメです。
もちろん、Todoist側から編集して、Googleカレンダーに反映させることはできますが、「終了時刻を指定できない」など使えない機能があるので、結局Googleカレンダーで編集することになります。

Todoistに書いたタスクをGoogleカレンダー側に表示する

こちらは必ずしもやる必要はないかもしれません。
というのもタスクをカレンダーで管理するのは、見づらいですし、チェックも付けづらいです。
だからわざわざタスク管理ツールというものが存在するのです。

ただ、やっておくことに損はないので説明しておきます。
Todoist側の連携したいプロジェクトを選択すると、TodoistというプロジェクトがGoogleカレンダー側に表示されます。
カレンダー名の初期表示は「Todoist」となっていますが、Googleカレンダー側で編集することができます。
表示されたタスクは邪魔な場合は非表示にして、必要なときだけ表示すれば良いでしょう。

まとめ

この記事ではTodoistの基本的な使い方やGoogleカレンダーとの連携方法を紹介しました。

タスク管理ツールは効率的にタスクをこなすために必須だと思います。
Todoistを使ってベストプラクティスを目指しましょう。

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